Häufige Fragen (FAQ)

 

Konto und Abrechnung

F: Warum ist online-letter.com so günstig?
A: Wir bündeln die Druckaufträge vieler unterschiedlicher Kunden und erreichen dadurch eine hohe Kostenersparnis, die wir an unsere Kunden weitergeben. Dies gilt ebenso für die Portokosten, bei denen wir durch die Bündelung vieler Tausend Sendungen und entsprechende Vorsortierarbeiten Rabatte der Deutschen Post erhalten, die wir ebenfalls weitergeben.

F: Muss ich mich bei online-letter.com anmelden?
A: Ja. Dies geht ganz einfach über die Startseite über die Registrierung. Ohne Anmeldung bzw. Registrierung können wir nicht für Sie tätig werden.

F: Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?
A: Nein. Sie können online-letter.com auch für einmalige Versandaufträge nutzen.

F: Wie erhalte ich meine Rechnung von online-letter.com?
A: Sie bekommen am 1. Kalendertag des Folgemonats automatisiert per E-Mail eine Rechnung zuzüglich der gesetzlich gültigen Mehrwertsteuer von uns, die Sie bitte umgehend innerhalb von 8 Tagen auf das angegebene Konto überweisen. Die verauslagten Portokosten werden zuzüglich 2% Finanzierungskosten in Rechnung gestellt, die Sie bei Zahlung innerhalb der 8-Tagesfrist wiederum abziehen können.

F: Kann ich online-letter.com auch aus dem Ausland nutzen?
A: Ja. – Hierbei behalten wir uns vor, Ihnen eine Abschlagsrechnung in Höhe des erwarteten Auftragsvolumens zuzusenden, die vor Auftragsdurchführung beglichen werden muss. Bitte beachten Sie, dass die erbrachten Leistungen zuzüglich der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung gesetzlich gültigen Mehrwertsteuer in Deutschland abgerechnet werden.

 

Sicherheit/Datenschutz

F: Wie sicher erfolgt die Datenübertragung?
A: Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (SSL-Verbindung).

F: Wie lange werden meine Daten gespeichert?
A: Ihre Daten werden automatisch nach den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung nach 90 Tagen gelöscht.

F: Wie vertraulich werden meine Dokumente behandelt? Werden diese von Ihren Mitarbeitern gelesen?
A: Nein. Die Verarbeitung Ihrer Briefe unterliegt der Datenschutzgrundverordnung und wir sorgen durch eine Verarbeitung in einer Closed Loop dafür, dass Ihre Briefe nicht gelesen werden.

F: Wie stellen Sie sicher, dass meine Briefsendung nicht mit anderen vermischt wird?
A: Jedes Blatt eines Briefes bzw. Dokumentes wird mit einem Datamatrix-Code versehen, der am linken Briefrand in einer Größe von 7 x 7 mm eingedruckt wird. Bei der Kuvertierung erkennt das Kuvertiersystem, welche Blätter eines Briefes/Dokumentes zusammengehören und verarbeitet diese dementsprechend.

 

Produktionstechnische Fragen

F: Wie und worauf werden meine Briefe und Dokumente gedruckt?
A: Der Druck erfolgt mit einem Digitaldrucksystem in schwarz/weiß oder Farbe (abhängig von Ihrer Vorgabe) auf weißem Offset-Papier mit einer Papiergrammatur von 80 g/qm und einer Druckauflösung von bis zu 1.200 dpi.

F: Kann ich auf meinem eigenen Briefpapier drucken lassen?
A: Nein, das benötigen Sie nicht mehr. Sie erzeugen ein Druck-PDF, bei dem Ihr Briefpapier hinterlegt ist und wir drucken den Briefbogen gleich mit – in Farbe oder schwarz/weiß (abhängig von ihrer Vorgabe).

F: Können Sie meine eigenen Briefkuverts verwenden? 
A: Nein, das ist leider nicht möglich. – Der Service von online-letter.com ist auf eine sogenannte „White-Paper-Production“ ausgelegt und auf Basis dieser Konzeption sind wir in der Lage, Ihnen die günstigen Preise für die Produktion und Verarbeitung anzubieten.

F: Kann ich zusätzliche Beilagen mit den Briefen versenden?
A: Nein, das ist leider nicht möglich. – Der Service von online-letter.com ist auf eine sogenannte „White-Paper-Production“ ausgelegt, in der die Briefsendungen von verschiedenen Kunden in einem Arbeitsgang gedruckt und verarbeitet werden. 
=> Hier helfen wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch weiter. Rufen Sie uns an unter +49 (89) 954 533 96 oder schicken uns Ihren Rückrufwunsch.

F: Kann ich meine Briefe auch farbig drucken lassen?
A: Ja. – Bei Auswahl der entsprechenden Druckoption drucken wir Ihre Briefe/Dokumente farbig auf unserem Highspeed-Inkjetdrucksystem mit einer Auflösung von bis zu 1.200 dpi.

F: Welches Format muss mein Brief haben?
A: Wir verarbeiten nur Dokumente im Format DIN A4. Nur so können wir garantieren, dass die Dokumente den postalischen Anforderungen genügen und nicht durch „Verzerrungen“ oder „Abschneiden“ von Seitenteilen verfälscht werden. Dabei muss die erste Seite zwingend im Hochformat angelegt sein.

F: Welche Art von Dokumenten kann ich bei online-letter.com hochladen und versenden?
A: Wir verarbeiten ausschließlich PDF-Dokumente, idealerweise PDF/X3. Wichtig ist, dass hierbei die Schriften eingebettet sind, so dass diese beim Druck korrekt wiedergegeben werden. Diese Dateiausgabe wird von allen gängigen Programmen unterstützt.

F: Kann ich mein PDF mit einem Passwort schützen?
A: Bitte auf keinen Fall. Denn dann können wir es auch nicht drucken und weiterverarbeiten.

F: Woher weiß ich, wo die Ziel-/Empfängeradresse auf dem Briefbogen stehen muss?
A: Um Ihre Briefsendung richtig kuvertieren zu können, wird diese beim Hochladen von unserer Software geprüft und Sie erhalten eine Fehlermeldung, sollte Ihr „Fensterstand“ nicht der DIN 5008, Abschnitt 17, an der wir uns orientieren, entsprechen. In diesem Fall wird der Brief auch nicht produziert und verschickt.

F: Bis wann muss ich meine Briefe hochladen, damit diese am selben Tag verarbeitet werden?
A: Alle Briefe und Druckdaten, die bis 14.00 Uhr hochgeladen, angenommen und kostenpflichtig bestellt wurden, werden taggleich verarbeitet und an die Deutsche Post übergeben.

F: Kann ich über online-letter.com auch Briefe ins Ausland versenden?
A: Ja. – Bitte beachten Sie hierbei, dass in der Zeile unterhalb von PLZ und Ort das Land in deutscher oder englischer Sprache in Langform angegeben ist, z.B. „ÖSTERREICH“ bzw. „AUSTRIA“.

F: Ich habe spezielle Wünsche bzw. eine große Auflage zu versenden. Wie kann ich diese Aufträge bei online-letter.com einsteuern?
A: Hier helfen wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch weiter. Rufen Sie uns an unter +49 (89) 954 533 96 oder schicken uns Ihren Rückrufwunsch.

F: Was ist der Unterschied zwischen einseitigem und zweiseitigem Druck?
A: Wird nur die Vorderseite eines Blattes bedruckt, sprechen wir von einem einseitigen Druck (simplex). Werden sowohl die Vorder- als auch Rückseite eines Blattes bedruckt, sprechen wir von einem zweiseitigen Druck (duplex). In der geringsten Portostufe können Sie so entweder 3 Seiten einseitig (= 3 Blatt) oder 6 Seiten zweiseitig (= 3 Blatt) versenden. D.h. bei zweiseitigem Druck sparen Sie Porto und Papierkosten.

F: Wie wird mein Brief frankiert?
A: Alle Briefsendungen von online-letter.com werden mit einer Frankiermaschine mit einem neutralen Frankierklischee frankiert. Für den Empfänger ist auf den ersten Blick so nicht erkennbar, wo und von wem Ihr Brief gedruckt und verarbeitet wurde.

F: Kann ich meine Grafiken im Brief bis an den Rand drucken?
A: Ein randloser Druck ist nicht möglich. Bis zum Rand angelegte Grafiken und Texte werden mit einem Abstand von 3 mm vom jeweiligen Rand abgeschnitten.

F: Woher weiß ich, wieviel Blatt in ein Kuvert passen?
A: Wenn Sie bei den Druckoptionen die Größe für das Kuvert auf DIN-lang stehen lassen, berechnet unser Programm den optimalen Versand nach folgender Formel:

  • in ein DIN-lang Kuvert zum Standard-Portopreis passen 3 Blatt,
  • in ein DIN-lang Kuvert zum Kompakt-Portopreis passen 8 Blatt,
  • in ein C4-Kuvert zum Großbrief-Portopreis passen bis zu 90 Blatt,
  • in ein C4-Kuvert zum Maxibrief-Portopreis passen bis zu 190 Blatt,
  • über 190 Blatt erfolgt der Versand als Paketsendung.

Sollten Sie Wert darauf legen, dass Ihre Briefsendungen mit bis zu 8 Blatt nicht gefaltet werden, geben Sie bei der Größe bei den Druckoptionen einfach C4 an. Dann wählen Sie dadurch zwar eine höhere Portoklasse, dafür werden die Dokumente nicht gefaltet.

F: Gibt es spezielle Vorgaben oder Empfehlungen für die Darstellung der Empfänger-/Zieladresse?
A: Ja, diese gibt es:

  • In der ersten Zeile setzen Sie Ihre Absenderzeile. Etwa 2 bis 3 pt kleiner als die Zieladresse, nicht unterstrichen und maximal einzeilig
  • Zwischen Absenderzeile und erster Zeile der Zieladresse keine Leerzeile setzen
  • Keine Verwendung von Hand- oder Kursivschriften
  • Die Adresse darf nicht negativ, d.h. auf einen farbigen Hintergrund gesetzt werden
  • Zwischen Strasse und PLZ-Ort darf keine Leerzeile eingesetzt werden
  • Vor die PLZ darf keine Länderkennung gesetzt werden

F: Was passiert beim zweiseitigen Druck, wenn ich eine ungerade Anzahl an Seiten liefere bzw. was kostet mich dies?
A: Aus produktionstechnischen Gründen wird auch die quasi letzte Seite eines Dokumentes wie eine zu druckende Seite gewertet und berechnet, d.h. wenn Sie uns ein 5-seitiges Dokument schicken und dieses zweiseitig (duplex) gedruckt werden soll, behandeln wir es wie ein 6-seitiges Dokument, nur dass die sechste Seite leer „gedruckt“ wird.

F: Über wen erfolgt der Versand bzw. die Zustellung meiner Briefe?
A: Wir arbeiten hier ausschließlich sowohl national als auch international mit der Deutschen Post zusammen.

F: Wie lange dauert die Zustellung meines Briefes beim Empfänger?
A: Alle Briefe und Druckdaten, die bis 14.00 Uhr hochgeladen, angenommen und kostenpflichtig bestellt wurden, werden taggleich verarbeitet und an die Deutsche Post übergeben. Innerhalb Deutschlands erfolgt die Zustellung der Sendungen im Rahmen des Serviceversprechens der Deutschen Post am nächsten Werktag.

F: Was passiert mit einem Brief, der nicht zugestellt werden kann?
A: Wenn Sie Ihre Absenderadresse oberhalb der Empfängeradresse angegeben haben und diese im Fenster des Kuverts lesbar positioniert ist (siehe auch DIN 5008 Abschnitt 17), wird der Brief von der Deutschen Post an Sie zurückgeschickt. Fehlt eine Absenderadresse, wird der Brief direkt von der Deutschen Post nach Maßgabe der Datenschutzgrundverordnung vernichtet.

F: Kann ich auch Serienbriefe über online-letter.com versenden?
A: Ja, können Sie. Hierfür gibt es eine eigene Funktion beim Upload. Um dies nutzen zu können müssen Sie alle Ihre Briefe in eine PDF als Serienbrief schreiben und diese dann im Serienupload (2. Reiter) hochladen. Jetzt wählen Sie die Anzahl der Seiten aus, nach der jeweils ein neuer Brief beginnt (z.B. jede 3te Seite). Anschließend analysiert unser Programm analog dem Einzelupload Ihre Dokumente und Adressen und trennt diese nach national/international und fehlerhaften auf. Sie können dann im Warenkorb die einzelnen Adressen sichten und ggf. Fehler bemerken.

F: Was muss ich beim Serienbriefupload bedenken?
A: Die Anzahl der Seiten pro Brief muss pro hochgeladenem PDF homogen sein. Wenn z.B. nach zwei Seiten immer ein neuer Brief beginnt, stellen Sie als Trenner ‚Zwei‘ ein. Sollte dazwischen ein dreiseitiger Brief sein, dann kommt die Trennung durcheinander und Ihre Briefe können u.U. nicht mehr korrekt verarbeitet werden. Beachten Sie hierbei auch unbedingt die Einstellung ‚einseitig oder zweiseitig‘. Bei zweiseitigem Druck müssen auch alle Briefe eine Rückseite haben.

 

Fehlermeldungen

Fehlermeldung: „Die Datei enthält keine gültige Adresse“

Dies kann unterschiedliche, nicht auf Anhieb erkennbare Ursachen haben:

  1. Ihre Adresse steht nicht an der richtigen Stelle auf dem Briefbogen: Die Adresse sollte nicht weniger als 2 cm vom linken und 5 cm vom oberen Rand entfernt sein, in einer Schriftgröße zwischen 9 pt und 12 pt geschrieben sein und einen einfachen Zeilenabstand haben.
  2. Der Text Ihrer Adresse ist ein Bild und somit kann die Adresse nicht ausgelesen werden. Dies können Sie ganz einfach überprüfen, indem Sie Ihre PDF mit einem Reader öffnen und versuchen die Adresse zu markieren. Können Sie den Text markieren und bspw. kopieren, dann ist Ihr Text auch tatsächlich ein Text und Sie können diese Ursache ausschließen. Falls dem nicht der Fall ist, bitte die PDF noch einmal erzeugen und vorher sicherstellen, dass der Schriftfont, welcher in der Adresse verwendet wird, auch tatsächlich auf dem Rechner installiert ist.
  3. Ihre Adresse steht richtig und ist lesbar? Stimmt Sie denn auch wirklich? Gern gemachte Fehler sind:
    • eine 4-stellige deutsche Postleitzahl, z.B. „1187 Dresden“ statt „01187 Dresden“
    • Länderkennungen vor der Postleitzahl, z.B. „D-81539 München“ statt „81539 München“ fehlende oder falsche Länderbezeichnungen bei internationalen Adressen, z.B. „AT“ statt „ÖSTERREICH“
    • falsche Positionierung der Länderbezeichnung bei internationalen Adressen, z.B „1860 Bern/Schweiz“ statt „1860 Bern“ und nächste Zeile „SCHWEIZ“ (in Großbuchstaben)
    • Ein beliebiger anderer Text steht zu nahe an der Adresse (z.B. die Betreffzeile) und würde damit im Fenster des Kuverts erscheinen. Es empfiehlt sich mit dem Brieftext/der Betreffzeile erst ab 10 cm Abstand von der oberen Blattkante zu beginnen.

 

Fehlermeldung: „Der Datei fehlen Schriften“

Nicht jede Schrift, die Sie in Ihrem Dokument verwenden, ist auch immer fest im Dokument eingebettet. Damit alles korrekt gedruckt wird, ist es notwendig, dass die verwendeten Schriften im Dokument eingebettet werden. Bitte prüfen Sie in den Eigenschaften Ihres PDF-Dokuments mit einem PDF-Reader unter dem Reiter Schriften, ob auch tatsächlich alle Schriften eingebettet sind (siehe Grafik).

Falls notwendig prüfen Sie bitte die Einstellungen Ihres PDF-Druckers oder Ihrer Office Anwendung, etc. und stellen Sie die Option ‚Schriften einbetten‘ o.Ä. ein.

 

Fehlermeldung: „Die Datei hat ein falsches Format.“

Mit ‚Format‘ ist hier das Seitenformat der ersten Seite Ihrer hochgeladenen PDF gemeint. Entspricht dies nicht genau den Maßen 210mm x 297mm (DIN A4 im Hochformat) dann wird die Datei von uns als fehlerhaft bewertet. Es kann sonst nicht gewährleistet werden, dass der ausgedruckte Brief korrekt dargestellt wird. Um zu kontrollieren, ob dies bei Ihrem Dokument tatsächlich der Fall ist, können Sie das Dokument mit einem beliebigen PDF-Reader öffnen. In den Eigenschaften (oftmals STRG-D) steht hier das Seitenformat. 
Sollte das Format nicht den erforderlichen Maßen entsprechen, so müssen Sie das Format im Programm anpassen, mit dem Sie die PDF erzeugen. In MS Word geht dies beispielsweise unter Layout -> Format. Falls Sie das PDF mit einem PDF-Drucker erzeugen (z.B. Adobe PDF, PDF24, FreePDF, o.Ä.) dann muss auch hier in den Druckeinstellungen DIN A4 im Hochformat ausgewählt werden.



Fehlermeldung: Die Datei enthält ein Formular

Formularfelder dienen dem Hinzufügen von Informationen an eine fertige PDF, z.b. einem Personalerfassungsbogen o.Ä. Da wir allerdings nicht interpretieren können, ob die Daten, welche in ein Formularfeld eingegeben wurden tatsächlich zu drucken sind, wird die PDF als fehlerhaft bewertet. Formularfelder erkennt man meist an einem blauen Hintergrund und daran , dass man mit ihnen interagieren, d.h. beispielsweise einen Text eingeben kann (siehe Grafik 1/Beispiel Adobe Acrobat Reader DC).

Um Formularfelder zu entfernen, kann man sich etnweder an den Urheber der PDF wenden und diesen bitten, eine PDF ohne Formularfelder bereitzustellen. Dadurch ist die PDF an sich aber logischerweise nicht mehr beschreibbar. Alternativ kann man versuchen die PDF mithilfe eines PDF-Druckers (z.B. Adobe PDF, FreePDF, PDF24, PDFPrinter unter Windows 10 o.ä.) noch einmal zu drucken. Hierbei werden die Felder in ‚normalen‘ Text umgewandelt.

Schritt für Schritt bedeutet dies:

  • PDF mit einem Reader öffnen
  • Formularfelder ausfüllen
  • Unter Datei -> Drucken den PDF-Drucker auswählen
  • Drucken und die neu erzeugte PDF nochmals in online-letter.com hochladen.
Grafik 1


Fehlermeldung: „Der Datei fehlen Metadaten.“

Dieser Fehler kann unterschiedliche Ursachen haben. Grundlegend bedeutet dies, dass die strukturelle Integrität Ihrer PDF nicht mehr vollständig erkannt werden kann. Die beiden häufigsten Gründe sind wie folgt:

  1. Die PDF ist beschädigt oder nicht wirklich eine PDF. Wenn Sie versuchen die Datei mit einem PDF-Reader zu öffnen, müssten Sie hier auch eine Fehlermeldung erhalten. Versuchen Sie die PDF nochmal zu erzeugen.
  2. Die PDF ist kennwortgeschützt und kann nicht gelesen werden. Bitte erzeugen Sie die PDF nochmal ohne Kennwort.

Aus Word eine PDF mit eingebetteten Schriften erzeugen

Um eine korrekte PDF aus Word zu erzeugen, ohne einen externen PDF-Drucker zu verwenden, befolgen Sie dieses Schritte. Im Beispiel verwenden wir Word 2016:

1. Nachdem Sie Ihren Brief geschrieben haben, klicken Sie oben links auf 
Datei -> Exportieren -> PDF-Dokument Erstellen und navigieren Sie zum Verzeichnis, in welches Sie die PDF abspeichern wollen.


2. Klicken Sie nun rechts auf den Button Optionen. Machen Sie hier ein Kreuz bei PDF/A kompatibel um sicherzugehen, dass alle Schriften eingebettet werden und die PDF reproduzierbar ist.

3. Anschließend den Speichervorgang mit einem Klick auf den Button Veröffentlichen abschließen.

 

 

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Gerne können Sie diese über unser Kontaktformular stellen und wir antworten Ihnen per E-Mail oder rufen Sie zurück.