Für Unternehmen gibt es einige Gründe Geschäftsbriefe zu verschicken. Aber bevor Sie einen Geschäftsbrief versenden, sind noch ein paar Vorgaben bezüglich Formatierung, Aufbau und Pflichtangaben zu beachten. Wir zeigen Ihnen Tipps und Tricks für den korrekten Aufbau Ihrer Geschäftsbriefe.

TIPP: Sie wollen wissen welche Arten von Geschäftsbriefen es gibt? In unserem Artikel "Geschäftsbrief Vorlagen - Arten und Vorlagen zum Download“ stellen wir Ihnen die häufigsten Arten vor.

Grundsätzlich gibt die DIN 5008 Richtlinien und Hinweise für den Aufbau eines Geschäftsbriefs vor. Diese legt für einen Geschäftsbrief als Norm folgende Rand- und Zeilenabstände fest:

• Links: 2,5 cm
• Rechts: 2,0 cm
• Oben: 4,5 cm
• Unten 2,5 cm
• Zeilenabstand: 1 - 1,5 zeilig

Formalitäten nach den DIN 5008 Regeln

Als Schriftgröße empfiehlt die Norm 12 Punkt und bei Briefen mit etwas mehr Text ist noch die Schriftgröße 11 Punkt möglich. Für die Schriftart enthält die DIN 5008 für den Aufbau von Geschäftsbriefen keine Vorgabe, aber gängige und allgemeine bekannte Schriftarten wie Arial oder Times New Roman sind anzuraten.

Beginnen Sie mit der Anfertigung eines entsprechenden Briefkopfs. Eine angemessene Gestaltung des Briefkopfs ist ebenso ein Aushängeschild für Ihr Unternehmen, fällt er doch den Empfänger:innen meistens als Erstes auf. Ihre eigenen Kontaktdaten müssen Sie innerhalb eines Umfangs von 4,5 cm und maximal neun Zeilen unterbringen. 

Die Anschrift steht oben links, drei Zeilen tiefer erfolgt die Adresse des Empfängers. Diese hat eine Breite von maximal 8,5 Zentimeter. Damit stellen Sie sicher, dass Ihr Geschäftsbrief in standardisierte Briefumschläge passt. Rechtsbündig unter dem Adressfeld befinden sich Ort und Datum des Geschäftsbriefs.

Pflichtangaben

Beachten Sie zudem für den Aufbau Ihres Geschäftsbriefs die erforderlichen Pflichtangaben gemäß den DIN 5008 Regeln. Diese unterscheiden sich je nachdem, ob ein Eintrag im Handelsregister vorliegt oder nicht. Bei einem Eintrag im Handelsregister sind als Angaben im Geschäftsbrief verpflichtend:

• Firmenname und Rechtsform
• Geschäftsführer:in einer GmbH
• Vorsitzende einer Aktiengesellschaft
• Aufführung der Gesellschafter:innen bei einer GBR

Ist Ihr Unternehmen nicht im Handelsregister vermerkt, dann sind Vor- und Nachname der Inhaberin / des Inhabers und die Unternehmensanschrift ausreichend.

Betreffzeile und Anrede

Im Anschluss folgt die Betreffzeile. Wählen Sie hierfür eine klare Überschrift, mit einer eindeutigen Aussage. Diese steht zwei Zeilen unter dem Datum Ihres Geschäftsbriefs und wiederum nur eine Zeile über dem eigentlichen Anschreiben.

Danach sieht Ihr Aufbau für einen mit den DIN 5008 Regeln konformen Geschäftsbriefs die Anrede vor. Denken Sie daran, je nach gewähltem Stil und Ton erzeugt die Anrede eine gewisse Stimmung und wirkt sich darauf aus, wie Ihre Empfänger:innen den Geschäftsbrief insgesamt wahrnehmen. Orientieren Sie sich für eine passende Anrede am Inhalt Ihres Geschäftsbriefs.

Die meisten Geschäftsbriefe nutzen die neutrale Anrede: „Sehr geehrte Damen und Herren“. Ist Ihnen die Adressatin oder der Adressat bekannt, verwenden Sie besser eine persönliche Anrede. Vor allem bei Geschäftsbriefen an Ihre Kund:innen zeigen Sie damit ein bestimmtes Maß an Wertschätzung und unterstreichen somit die Bedeutung der gemeinsamen Zusammenarbeit.

Bei einer persönlichen Anrede ist dennoch ein formeller Stil für einen Geschäftsbrief ratsam, wie „Guten Tag Herr / Frau“ oder „Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr“.

Einleitung

Nach der Anrede erscheint der Einleitungssatz. Achten Sie dazu auf eine individuelle Wortart, um bei Ihren Empfänger:innen den Eindruck zu vermeiden, Ihr Geschäftsbrief sei eine Massenabfertigung.

Ein überzeugender Einstieg kommt direkt auf den Punkt und nennt den tatsächlichen Zweck Ihres Geschäftsbriefs. Ist Ihr Geschäftsbrief selbst eine Antwort auf einen vorherigen Austausch oder Sachverhalt, dann beziehen Sie sich im Einleitungssatz direkt darauf.

Hauptteil und inhaltlicher Aufbau des Geschäftsbrief

Das im Einleitungssatz genannte Thema führen Sie anschließend im Hauptteil fort und nennen Ihren Empfänger:innen Ihr konkretes Anliegen. Für den Aufbau des Hauptteils eines Geschäftsbriefs gibt es keine speziellen Richtlinien und Vorgaben.

Bedeutend sind jedoch fehlerfreie Sätze und eine klare Struktur Ihrer Ausführungen. Für ein besseres Verständnis unterteilen Sie den Hauptteil Ihres Geschäftsbriefs in einzelne Abschnitte.

Schlusssatz und Grußformel

Abschließend fassen Sie den Inhalt Ihres Geschäftsbriefs noch einmal im Schlusssatz zusammen. Denken Sie daran: mit einem gelungenen Schlusssatz bleibt Ihr Geschäftsbrief noch lange im Gedächtnis der Empfänger:innen.

Nutzen Sie diese Chance und verleihen Sie Ihrem Geschäftsbrief eine charmante Note oder untermauern Sie mit einem wirkungsvollen Schlusssatz den Inhalt Ihres Hauptteils.

Das formelle Ende Ihres Geschäftsbriefs bildet die Grußformel. Verwenden Sie wiederum an dieser Stelle eher eine professionelle Ausdrucksweise, die jedoch je nach Empfänger:in und Sachverhalt auch etwas persönlicher sein darf. 

Fußzeile

Mit einer ausgefüllten Fußzeile tragen Sie ebenfalls zum professionellen Erscheinungsbild Ihres Geschäftsbriefs bei. Darin können Sie neben den wichtigsten Kontaktdaten zusätzliche Angaben hinzufügen, wie Ihre Unternehmensadresse, relevante Kontaktdaten Bankverbindung, USt-ID und das zuständige Registergericht. Außerdem können Sie hier weitere von den DIN 5008 Regeln festgelegte Pflichtangaben unterbringen.