Für Geschäftsbriefe gilt grundsätzlich eine Gestaltung nach der DIN-Norm 5008. Im Online Letter Blog zeigen wir Ihnen die wichtigsten Punkte dieser Norm und wie auch Sie Ihre Geschäftsbriefe problemlos nach der DIN 5008 anfertigen können.

Dabei gehört die Norm DIN 5008 zu den wesentlichen Normen für die Text- und Informationsverarbeitung. Ihre Regeln umfassen die Textgestaltung und den korrekten typografischen Gebrauch von Satz- und Schriftzeichen.

Außerdem legt die DIN 5008 Norm Gestaltungs- und Schreibregeln für Texte fest und findet ihre größte Anwendung im Büro- und Verwaltungswesen. Das Ziel ist die Sicherstellung einer einheitlichen Kommunikation mit dem Schwerpunkt Briefverkehr.

Unter diesen Anwendungsbereich fallen vor allem Geschäftsbriefe und es bestehen neben dem korrekten Aufbau zudem bestimmte Richtlinien bezüglich der Aufführung bestimmter Pflichtangaben zu berücksichtigen.

Geschäftsbrief Pflichtangaben nach DIN-Norm 5008

Welche Pflichtangaben Sie in Ihrem Geschäftsbrief angeben müssen, hängt maßgeblich davon ab, ob Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder nicht. Bei einem Eintrag im Handelsregister sind die folgenden Angaben verpflichtend:

• Firmenname und die entsprechende Rechtsform
• Handelsregisternummer und das jeweilige Registergericht
• Bei einer AG müssen Sie die Vorstandsmitglieder:innen nennen und den Vorstandsvorsitzenden angeben
• Bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung geben Sie jeweils Geschäftsführer:in und die Vorsitzenden des Aufsichtsrats an

Ist Ihr Unternehmen nicht im Handelsregister vermerkt, sind die folgenden Angaben im Geschäftsbrief DIN 5008 verpflichtend:

• Name des Inhabers / der Inhaberin
• Geschäftsanschrift
• Handelt es sich hierbei um eine Gesellschaft des bürgerlichen Rechts muss dies ebenfalls erwähnt werden, samt einer Aufzählung aller Gesellschafter:innen

Formatierung: Schriftgröße und Seitenränder

Haben Sie alle Pflichtangaben ermittelt, sollte der nächste Schritt die passende Formatierung Ihres Geschäftsbriefs sein. Bei der Schriftgröße wählen Sie 12 Punkt. Bei einem Geschäftsbrief mit größerem Inhalt, können Sie ansonsten eine Schriftgröße von 11 Punkt auswählen.

Zu möglichen Schriftarten erteilt die DIN 5008 Norm keine Auskünfte. Daher können Sie an dieser Stelle jegliche Schriftarten verwenden. Dennoch ist es angebracht, eine geläufige Schriftart zu verwenden, wie Times New Roman oder Arial. Für die Zeilenabstände im Textteil Ihres Geschäftsbriefs können Sie sich zwischen einen Abstand von 1- oder 1,5-zeilig entscheiden.

Für die Seitenränder sind folgende Abstände zu beachten:

• Seitenrand oben: 4,5 cm
• Seitenrand unten: 2,5 cm
• Linker Seitenrand: 2,5 cm
• Rechter Seitenrand: 2 cm

Einen exakten Überblick über die Bestimmungen der DIN 5008 Norm zeigt Ihnen unser Schaubild für einen Brief DIN 5008. Richten Sie Ihre nach Formatierung nach den dort angegebenen Zahlen aus und Ihr Geschäftsbrief entspricht vollumfänglich den Vorgaben nach DIN 5008. Die Angaben der DIN 5008 Norm sind auf das Papierformat A4 ausgerichtet.

Aufbau eines Geschäftsbrief DIN 5008

Kern der Norm ist die Aufzählung, wie ein Geschäftsbrief aufgebaut und formatiert sein sollte. Dabei folgt die Richtlinie dem gewöhnlichen Aufbau eines Briefes und regelt sämtliche Details beginnend beim Briefkopf, samt Betreffzeile über den Hauptteil mit anschließender Grußformel bis hin zur Fußzeile.

Mehr zum Verfassen eines Geschäftsbrief DIN 5008 und einen genauen Überblick, wie Sie die einzelnen Abschnitte der Norm entsprechend anpassen, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag Geschäftsbrief Aufbau - Tipps und Tricks.

Inhaltlich sollten Sie sich vor allem auf eine klare Botschaft konzentrieren. Mit den folgenden Vorschlägen verfassen Sie mühelose einen ansprechenden Geschäftsbrief.

Gestaltung Ihres Geschäftsbrief nach der DIN-Norm 5008

Versuchen Sie sich kurz zu fassen und halten Sie sich etwa an einen Gesamtumfang von einer Seite, bestehend aus den formellen Bestandteilen, wie Anschrift, Betreffzeile etc.

Denken Sie daran, ein Geschäftsbrief ist stets ein Aushängeschild Ihres Unternehmens. Eine klare Ausdrucksweise ist entscheidend, wie Ihre Empfänger:innen Sie und Ihr Unternehmen wahrnehmen.

Daher verfassen Sie eine klare und prägnante Betreffzeile, welche die wichtigsten Eckpunkte des folgenden Inhalts benennt und dabei direkt auf den Punkt kommt und gegenüber Ihren Empfänger:innen eindeutig Ihr Anliegen – dass Sie im Hauptteil vertiefen werden – ausdrückt.

Wie in unserem Blogbeitrag Geschäftsbrief Vorlagen – Arten und Vorlagen zum Download erwähnt, beachten Sie bei der Betreffzeile, ob diese der eigentlichen Art Ihres Geschäftsbriefs entspricht. Dort finden Sie außerdem unsere praktische Vorlage als Download für Geschäftsbrief DIN 5008.

Bei einer Rechnung beginnen Sie die Betreffzeile mit dem Wort „Rechnung“ und dem entsprechenden Rechnungsdatum und der jeweiligen Rechnungsnummer, während Sie bei Mahnungen oder Lieferscheinen dies ebenfalls durch eine solche Nennung kennzeichnen.

Ist Ihr Geschäftsbrief eine Antwort auf eine Kundenanfrage oder ein vorangegangenes Telefonat oder einer schon bestehenden Briefkorrespondenz so führen Sie dies ebenfalls in der Betreffzeile an, damit Ihre Empfänger:innen umgehend wissen, worauf Sie sich beziehen.

Geschäftsbrief Anrede

Führen Sie dies gleichermaßen in der Anrede fort und nennen Sie die jeweiligen Empfänger:innen direkt. Vermeiden Sie, wann immer es möglich ist, allgemeine Anreden wie „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Finden Sie besser schon im Vorfeld heraus, wer überhaupt Ihre Briefe in Empfang nimmt. Mit einer persönlichen Anrede beginnen Sie einen Dialog und eröffnen sich die Chance eine Geschäftsbeziehung aufzubauen, beziehungsweise eine schon bestehende zu vertiefen.

Ist Ihnen der Adressat oder die Adressatin bekannt, beginnen Sie Ihren Geschäftsbrief mit „Sehr geehrte Frau ... / Sehr geehrter Herr ...“. Bei guten und Ihnen schon länger bekannten Kontakten sind auch ein „Guten Tag“ oder die Anrede „Liebe ... / Lieber ...„ möglich.

Richten Sie den weiteren Verlauf Ihres Geschäftsbrief auf die Perspektive Ihrer Empfänger:innen aus. Diese sollten Sie insbesondere bei einem Angebot beherzigen. Gehen Sie im Hauptteil vor allem auf deren Bedürfnisse ein und drücken Sie Sich dabei jederzeit eindeutig und verständlich aus. Verzichten Sie auf Floskeln oder kaum lesbare Satzkonstruktionen, setzen Sie besser einen klaren Sprachstil ein.

Geschäftsbrief Grußformel

Schließen Sie Ihren Geschäftsbrief mit einer ansprechenden Grußformel ab und vermeiden Sie dabei zu altmodische Formulierungen. Die Standardformel ist „Mit freundlichen Grüßen“, aber heutzutage können Sie sich Ihren Geschäftsbrief andernfalls mit Formulierungen wie „Beste Grüße“ beenden.

An dieser Stelle können Sie ebenso noch einmal Ihre wichtigsten Kontaktdaten hinterlegen. Nutzen Sie dies und fügen Sie somit Ihrem Geschäftsbrief eine weitere Handlungsoption und persönliche Note bei, wie eine höflich bekundete Aufforderung, dass sich Ihre Adressaten jederzeit bei Ihnen für ein weiteres Telefonat, ein Meeting oder Ähnlichem melden können.

Wollen Sie in Ihrem Geschäftsbrief oder noch eine letzte ergänzende Information unterbringen, können Sie diese direkt im Anschluss an Ihre Grußformel im nachfolgenden Postskriptum einfügen.

Fassen Sie sich hierbei ebenfalls knapp und beschränken Sie sich auf wenige Wörter und Zeilen. Ein gelungenes Postskriptum sorgt bei Ihren Empfänger:innen gewiss für Aufmerksamkeit.

Die Bestandteile der DIN 5008 betreffen nicht nur die inhaltliche und formelle Ausgestaltung Ihres Geschäftsbriefs, Sie umfasst zudem verschiedene Richtlinien zur typografischen Gestaltung. Damit soll im Bereich der Geschäftskorrespondenzen eine gleichmäßige Erscheinung von Textdokumenten und Briefen sichergestellt werden.

Am häufigsten betreffen die Regeln der DIN 5008 bei der Erstellung von Geschäftsbriefen die Themen Abkürzungen, Schriftzeichen für Wörter und Rechenzeichen, sowie Hervorhebungen im Fließtext.

Abkürzungen

Um Platz im Fließtext zu sparen, empfehlen sich Abkürzungen, ebenso ist es geläufig im Geschäftsalltag auf bestimmte Abkürzungen zurückzugreifen, wie eben DIN 5008. Für Abkürzungen Sieht die Norm folgende Schreibweise vor:

Werden mehrere Worte abgekürzt und wenn die daraus resultierende Abkürzung aus mehreren Buchstaben besteht, ist nach jedem Buchstaben ein Punkt zu setzen und es folgt ein Leerzeichen.

Achten Sie zudem in Ihrem Brief DIN 5008 darauf, dass beim Schreiben Ihres Geschäftsbriefs aus diesem Leerzeichen kein Zeilenumbruch hervorgeht. Benutzen Sie hierzu idealerweise die Funktion des geschützten Leerzeichens auf Ihrer Tastatur (Strg + Umschalt + Leerzeichen).

• zu Händen: z. Hd.
• unter anderem: u. a.
• im Auftrag: i. A.
• in Höhe von: i. H. v.

Eine Abkürzung, die nur für ein einzelnes Wort steht, wird hingegen ausschließlich aus einer zusammengesetzten Buchstabenfolge ohne Leerzeichen mit einem Punkt am Ende geschrieben:

• inklusive: inkl.
• gegebenenfalls: ggf.
• Telefon: Tel.

Schriftzeichen für Wörter

Nach der DIN 5008 Norm können Sie in Ihren Geschäftsbriefen unter anderem diese Schriftzeichen gebrauchen. Größtenteils sind daran weitere Bedingungen geknüpft, unter welche Umstände das jeweilige Schriftzeichen ein bestimmtes Wort ersetzen kann.

• Paragraf §: Dem Zeichen für Paragraf muss zwingend eine Zahl folgen. Danach folgt die Angabe des entsprechenden Gesetzes oder der entsprechenden Verordnung. Diese werden ebenfalls abgekürzt. Ansonsten wird das Wort Paragraf ausgeschrieben: § 1 UStG.
• Den Mittestrich oder umgangssprachlich als Bindestrich-Minus bekannt, können Sie nach der DIN 5008 zufolge verwenden, um das Wort gegen zu ersetzen, bei Streckenangaben (Berlin - Hamburg) und statt dem Wort bis (wie beispielsweise bei der Angabe von Kontaktzeiten für Geschäftstelefonate: 8 - 16 Uhr). Vor und nach dem Mittestrich steht jeweils ein Leerzeichen.
• Statt Wortwiederholungen lassen diese sich in einem Brief DIN 5008, zum Beispiel im Falle von Rechnungen oder einer Auftragsbestätigung durch das Unterführungszeichen ” austauschen.

Schriftzeichen für Rechenzeichen

Gerade in Geschäftsbriefen ist es notwendig Rechenzeichen anzuführen. Sei es in einem Kostenvoranschlag oder in einem Angebot, welches Sie per Brief verschicken, Rechenzeichen sind ein geläufiger Bestandteil von geschäftlichen Korrespondenzen. Nach der DIN 5008 Norm dürfen Sie dafür gewisse Schriftzeichen nutzen:

• Statt Nummern kann das Rautezeichen # verwendet werden, jedoch ausschließlich in Verbindung mit einer Zahl und einem Leerzeichen dazwischen, beispielsweise bei Warengaben oder Stücklisten: Artikel # 2.
• Additionszeichen: +
• Subtraktionszeichen: -
• Multiplikationszeichen: x
• Gleichheitszeichen: =
• Divisionszeichen: : (Der Doppelpunkt dient ebenfalls als Verhältnisangabe, Mischverhältnis 3 : 1)
• Größer-/Kleiner-Zeichen: <, >, ≤, ≥

Hervorhebungen

Ist es angebracht, gewisse Teile, Worte oder Abschnitte Ihres Geschäftsbriefs hervorzuheben, um damit die Dringlichkeit oder Wichtigkeit zu betonen, lässt die Norm folgende Hervorhebungen zu:

• Einrücken
• Unterstreichen
• Zentrieren
• Anführungszeichen
• Wechsel der Schriftart
• Wechsel der Schriftgröße
• Fett- und Kursivschrift
• Großbuchstaben
• Farbliche Markierung

Einen Geschäftsbrief nach der DIN 5008 Norm zu erstellen, ist weitaus leichter als gedacht und Sie hilft Ihnen dabei, Ihrer Unternehmenskommunikation per Geschäftsbrief ein gleichmäßiges und erkennbares Erscheinungsbild zu garantieren.

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